LA EMPRESA: LA IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS FORMALES

06.01.2018 17:00
En nuestro artículo anterior sobre las comunicaciones en el ámbito laboral comentamos las ventajas y desventajas del uso de smartphones  provistos por las empresas a sus empleados. Entre las desventajas debemos agregar una: la falta de una constancia formal (escrita) del contenido de los mensajes intercambiados entre los miembros de una firma.
 
En todo tipo de empresas, sin lugar a dudas, la comunicación escrita es de suma importancia; ante clientes externos el mantener un buen nivel de comunicación ayuda al desarrollo de las operaciones empresarias; del mismo modo un correcto flujo de información entre empleados contribuye al mejor desempeño de sus funciones y mejora el clima laboral.
 
Existen diferentes tipos de documentos escritos y formales que se generan cuando se necesita dejar constancia de algo: contratos, actas, memorándums, informes, cotizaciones, presupuestos, etc. A nivel moderno y quizá de una manera más informal están el correo electrónico, el whatsapp, los blogs, las páginas sociales, etc. De acuerdo a las circunstancias se elige el medio más conveniente para comunicar.
 
Si las organizaciones tienen establecidos los canales para informar determinados hechos, el mensaje va a llegar de una manera correcta y los empleados se verán beneficiados con información oportuna y de la fuente adecuada. Igualmente sería mejor establecer en qué casos se utilizará un memorándum y en cuáles el correo electrónico.
 
Con una buena comunicación escrita y enviada oportunamente a los trabajadores se logra un mejor ambiente de trabajo; se difunde mejor las funciones de cada trabajador;  se involucra de manera masiva al personal que sentirá que forman parte de la organización; se puede dar a conocer nuevas disposiciones y sobretodo se evitan las confusiones. "Verba volant, scrīpta manent" (Las palabras vuelan, lo escrito queda).
 
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